KVKK Politikası

FİLİKA YAZILIM TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

1. GİRİŞ

Filika Yazılım Teknolojileri A.Ş. (“filika.co”) olarak Kişisel Verilerinizin güvenliğine önem veriyoruz. filika.co olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişilere ve filika.co ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVK Kanunu”) uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesi konusunda hassasiyet göstermekteyiz. Kişisel Verilerinizi, işbu Filika Yazılım Teknolojileri Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) metninde açıklanan ve ilgili mevzuatta öngörülen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

2. AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR

AMAÇ

İşbu Politika, filika.co’nun, KVK Kanunu’na uyumluluğunun sağlanması ve filika.co’nun, kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirirken uyacağı esasların düzenlenmesi amacıyla hazırlanıp yürürlüğe konulmuştur. 

KAPSAM

Bu Politika, filika.co müşterileri, web sitesi ziyaretçileri,  tedarikçiler, filika.co/asistan kullanıcıları mobil uygulama kullanıcıları da dahil olmak üzere, filika.co tarafından gerçekleştirilen KVK Kanunu kapsamındaki İlgili Kişilere ilişkin tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsamakta olup; kişisel verilerin işlenmesinde filika.co tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. 

TANIMLAR

filika.co; Filika Yazılım Teknolojileri A.Ş. anlamına gelmektedir. 

İlgili Kişi; Kişisel Verileri filika.co tarafından yahut adına işlenen tüm gerçek kişiler anlamına gelmektedir.

Kişisel Veri(ler); doğrudan veya dolaylı olarak filika.co’nun bir İlgili Kişi’nin kimliğini, tek başına veya filika.co’nun elindeki ya da kontrolündeki diğer bilgilerle birleştirerek belirlemesine imkân veren her türlü bilgi anlamına gelmektedir.

Kurul; Kişisel Verileri Koruma Kurulu anlamına gelmektedir.

Kurum; Kişisel Verileri Koruma Kurumu anlamına gelmektedir. 

KVK Kanunu; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamına gelmektedir. 

Özel Nitelikli Kişisel Veri; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili bilgiler ile biyometrik ve genetik bilgileri ile ilgili veriler anlamına gelmektedir.

Politika; Filika Yazılım Teknolojileri A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası anlamına gelmektedir. 

Veri İşleme; Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen, toplama, kaydetme, depolama, muhafaza etme, değiştirme, yeniden düzenleme, açıklama, aktarma, devralma, elde edilebilir hale getirme, sınıflandırma ya da kullanılmasını engelleme de dahil kişisel veri üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem anlamına gelmektedir.

Veri Sorumlusu; Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi anlamına gelmektedir. İşbu Politika kapsamında düzenlenen hususlar bakımından aksi bu Politika’da veya başka bir dokümanda belirtilmediği sürece, filika.co, Veri Sorumlusu olarak hareket etmektedir. 

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER 

filika.co, Kişisel Veri işlemeye ilişkin gerçekleştirdiği her türlü faaliyette şu ilkelere uygun hareket eder:

•  Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk

filika.co, kişisel verilerin işlenmesinde ilgili kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve ilgili kişinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.

•  Doğruluk ve gerektiğinde güncellik

filika.co, Kişisel Veriler’in toplanma ve işlenme amacı doğrultusunda gerekli olması halinde:

• Kişisel Veriler’in tam, doğru ve güncel tutulması için gerekli makul önlemleri alır,
• İlgili Kişiler’in Kişisel Veriler’e ilişkin değişikliklerle ilgili bilgi vermesi halinde Kişisel Veriler’i günceller,
• Eksik ya da yanlış verilerin güncellenmesi, düzeltilmesi ya da silinmesi için İlgili Kişiler’e bu konularda talepte bulunma hakkı tanır.

 

•  Belirlilik, açıklık ve meşru amaçları haiz olma

filika.co, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce hukuka uygun bir şekilde veri işleme amaçlarını tespit eder. 

•  İşleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

filika.co, Kişisel Verileri gerekli ve söz konusu iş amacıyla bağlantılı olduğu ölçüde işlemeyi taahhüt eder. Hukuken izin verilen veya gerekli olan haller hariç olmak üzere, Kişisel Veriler’i gelecekte ortaya çıkması beklenen amaçlar doğrultusunda önceden toplayarak işlemez. Kişisel Verilerin işlenmesinin hukuken gerekli olduğu ya da mümkün olduğu durumlar dışında, en geç kişisel verilerin işlenmesi esnasında açıkça belirtilen meşru amaçlar doğrultusunda gerekli olduğu hallerde, açık rızaya uygun olarak kişisel verileri işler.

 

•  İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amacın gerektirdiği süre ile muhafaza etme

filika.co tarafından işlenen kişisel veriler, işlenme amaçlarına uygun olarak sektör pratikleri de göz önünde bulundurularak, yasalara uygun bir şekilde belirlenen muhafaza süresince saklanır. 

İlgili süre sona erdikten veya veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra işlenen kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.   

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ŞARTLAR 

filika.co Kişisel Veriler’i, KVK Kanunu’nda yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işler. Söz konusu şartlar aşağıda yer almaktadır: 

4.1. Genel Kişisel Veri İşleme Şartları

• İlgili Kişinin açık rızası olması halinde, diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilkelere uygun olarak, filika.co tarafından ilgili kişinin kişisel verileri, ilgili kişinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüte yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.

• Kişisel Veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde, filika.co tarafından kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda filika.co, ilgili hukuki düzenlemeler çerçevesinde veri işleme faaliyetini gerçekleştirir.

• Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde, filika.co tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan ilgili kişiye ait kişisel veriler, ilgili kişinin veya üçüncü bir kişinin hayatını veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir. 

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Veriler’in işlenmesinin gerekli olması durumunda, İlgili Kişi ile filika.co arasında kurulan yazılı veya sözlü bir sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.

• Veri Sorumlusu’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması durumunda, filika.co, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işleyecektir.

•  İlgili Kişi’nin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması durumunda, ilgili kişi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler, alenileştirme amacı ile sınırlı olarak filika.co tarafından ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilecektir.

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için Veri İşleme’nin zorunlu olması durumunda, filika.co zorunluluk kapsamında ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verileri işleyebilecektir.

•  İlgili Kişi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Veri Sorumlusu’nun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde, filika.co ile ilgili kişinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla, filika.co tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde filika.co öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin ilgili kişinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

4.2 Özel Nitelikli Kişisel Veriler

KVK Kanunu’nda Özel Nitelikli Kişisel Veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

filika.co, Özel Nitelikli Kişisel Verileri, ilgili yasal düzenlemelere uygun olarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak işlemektedir. Özel Nitelikli Kişisel Veriler, filika.co tarafından ancak aşağıdaki hallerin varlığı halinde işlenir: 

1. a) İlgili kişinin açık rızasının olması,
2. b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
3. c) Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

ç) İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,

1. d) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
2. e) Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
3. f) İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
4. g) Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması. 

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

filika.co, KVK Kanunu’nda yer alan hükümlere, ikincil mevzuata ve Kurul tarafından belirlenen ilave düzenlemelere uygun olarak, veri işleme sürecinde gerekli olan hallerde, kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin şartların varlığı halinde, kişisel verileri, yurt içinde ve yurt dışında üçüncü kişilere aktarabilir. 

• Kişisel verilerin yurt içinde üçüncü kişilere aktarımı, KVK Kanunu’nda yer alan ve bu Politika’da açıklanmış olan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uygun olarak, kişisel veriler filika.co tarafından yurt içinde üçüncü kişilere aktarılabilir. 

• Kişisel verilerin yurt dışında üçüncü kişilere aktarımı: 

b.1) KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri işleme şartlardan birinin varlığı ve aktarımın yapılacağı ülke, ülke içerisindeki sektörler veya uluslararası kuruluşlar hakkında yeterlilik kararı bulunması halinde, filika.co tarafından yurt dışına aktarılabilir.

b.2) Kişisel veriler, yeterlilik kararının bulunmaması durumunda, KVK Kanunu’nda öngörülen veri işleme şartlarından birinin varlığı, ilgili kişinin aktarımın yapılacağı ülkede de haklarını kullanma ve etkili kanun yollarına başvurma imkanının bulunması kaydıyla, aşağıda belirtilen uygun güvencelerden birinin taraflarca sağlanması halinde filika.co tarafından yurt dışına aktarılabilir:

• Yurt dışındaki kamu kurum ve kuruluşları veya uluslararası kuruluşlar ile Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşları veya kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları arasında yapılan uluslararası sözleşme niteliğinde olmayan anlaşmanın varlığı ve Kurul tarafından aktarıma izin verilmesi,
• Ortak ekonomik faaliyette bulunan teşebbüs grubu bünyesindeki şirketlerin uymakla yükümlü oldukları, kişisel verilerin korunmasına ilişkin hükümler ihtiva eden ve Kurul tarafından onaylanan bağlayıcı şirket kurallarının varlığı,
• Kurul tarafından ilan edilen, veri kategorileri, veri aktarımının amaçları, alıcı ve alıcı grupları, veri alıcısı tarafından alınacak teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler için alınan ek önlemler gibi hususları ihtiva eden standart sözleşmenin varlığı,
• Yeterli korumayı sağlayacak hükümlerin yer aldığı yazılı bir taahhütnamenin varlığı ve Kurul tarafından aktarıma izin verilmesi.

 

b.3) filika.co, yeterlilik kararının bulunmaması ve yukarıda bahsi geçen uygun güvencelerden herhangi birinin sağlanamaması durumunda, arızi olmak kaydıyla sadece aşağıdaki hallerden birinin varlığı halinde yurt dışına kişisel veri aktarabilir:

• İlgili kişinin, muhtemel riskler hakkında bilgilendirilmesi kaydıyla, aktarıma açık rıza vermesi,
• Aktarımın, ilgili kişi ile veri sorumlusu arasındaki bir sözleşmenin ifası veya ilgili kişinin talebi üzerine alınan sözleşme öncesi tedbirlerin uygulanması için zorunlu olması,
• Aktarımın, ilgili kişi yararına veri sorumlusu ve diğer bir gerçek veya tüzel kişi arasında yapılacak bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması,
• Aktarımın üstün bir kamu yararı için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması,
• Kamuya veya meşru menfaati bulunan kişilere açık olan bir sicilden, ilgili mevzuatta sicile erişmek için gereken şartların sağlanması ve meşru menfaati olan kişinin talep etmesi kaydıyla aktarım yapılması.

 

b.4) Kişisel veriler, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, Türkiye’nin veya ilgili kişinin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

filika.co, fiziksel ve elektronik veri kayıt sistemlerinde bulunan Kişisel Veriler’e ilişkin olarak, bu verilerin toplanma amacının ortadan kalkması ve hukuki saklama sürelerinin sona ermesi halinde, resen veya ilgili kişinin talebi üzerine, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) tarafından yayımlanan rehberlere, periyodik imha sürelerine ve ilgili kişi başvurusuna uygun olarak bu verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

filika.co tarafından işlenmekte olan kişisel veriler kategorik bazda ele alınarak, her bir kişisel veri kategorisi için ilgili olduğu veri işleme süreci doğrultusunda azami veri saklama süreleri belirlenmiştir. Bahsi geçen azami süreler de dahil olmak üzere saklama ve imha sürecinin ne şekilde yürütüleceğine ilişkin detaylı bilgiler, filika.co tarafından düzenlenen kurum içi dokümanlarda ortaya konulmaktadır.

Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç (3) yıl süreyle saklanır.

7. İLGİLİ KİŞİNİN AYDINLATILMASI VE HAKLARI 

7.1. İlgili Kişinin Aydınlatılması

filika.co, veri sorumlusu olarak kişisel veri işleme faaliyeti yürüttüğü her durumda, İlgili Kişilerin aydınlatılmasını sağlamak üzere, en geç Kişisel Veriler’in elde edilmesi sırasında İlgili Kişilere, KVK Kanunu uyarınca, Kişisel Veriler’inin işlenmesi süreci ve Veri İşleme’nin amaçları hakkında bilgilendirici, açık ve anlaşılır bir bildirim yapar.  

7.2. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel Verisi filika.co tarafından işlenen gerçek kişiler, KVK Kanunu uyarınca Veri Sorumlusu’na başvuru hakkına sahiptir. Bu kapsamda, İlgili Kişiler;

• Kişisel Verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Veriler’i işlenmişse buna ilişkin bilgi alma,
• Kişisel Veriler’in işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesi,
• Kanun çerçevesinde Kişisel Veriler’in silinmesini veya yok edilmesi,
• Yukarıdaki (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, Kişisel Veriler’in aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesi,
• İşlenen Kişisel Veriler’in münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ve
• Kişisel Ver’ler’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. 

İlgili Kişiler, KVK Kanunu’nun 11’inci maddesi kapsamındaki taleplerini, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun şekilde web sitemizde yer alan Veri Sahibi Başvuru formunu kullanarak, yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da flika.co’ya daha önce bildirdikleri ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adreslerini kullanarak, aşağıdaki adreslere her zaman iletebilirler.

Veri Sorumlusu: Filika Yazılım Teknolojileri A.Ş.

E-posta: info@flika.co 

Kep Adresi: filikayazilim.1@hs01.kep.tr  

Adres: Çanakkale Teknopark Sarıcaeli Mah. No: 29 / 112 Çanakkale – Türkiye

İlgili Kişi başvuruları, taleplerin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarafından belirlenecek tarifeye göre İlgili Kişilerden ücret talep edilebilir.

8. POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER VE YÜRÜRLÜK TARİHİ

İşbu Politika, filika.co tarafından Temmuz 2024 tarihinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu Politika’da yer alan hükümler filika.co tarafından gerek görüldüğü takdirde mevzuat hükümlerine uygun olarak internet sitesinde yayınlanmak suretiyle değiştirebilir. İşbu Politika hükümlerinden herhangi birisinin değişmesi halinde ilgili değişiklikler, değişikliğin yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Başta KVK Kanunu olmak üzere, yürürlükteki mevzuat hükümleri ile bu Politika’da yer alan düzenlemelerin çelişmesi halinde, yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanacaktır.